Tính năng Theo dõi khoản phải thu và công nợ giúp Quản trị viên và người quản lý nắm bắt toàn diện tình hình tài chính của trung tâm. Tại đây, bạn có thể theo dõi trực quan số tiền phải thu, thực thu và dư nợ theo từng học sinh, giúp kiểm soát dòng tiền và đôn đốc thu hồi học phí hiệu quả.
1. Khi nào nên dùng hướng dẫn này?
Hãy sử dụng tài liệu này khi bạn (trong vai trò Quản lý hoặc Chủ trung tâm) đang làm việc trong phân hệ Quản lý học phí, cần rà soát học phí chưa thanh toán, kiểm tra công nợ quá hạn, đối soát giao dịch ngân hàng hoặc tạo mới hóa đơn cho học viên.
2. Chuẩn bị trước khi thao tác
-
Đăng nhập bằng tài khoản quản lý đã được cấp quyền truy cập tính năng quản lý học phí và tài chính.
-
Chọn đúng chi nhánh hoặc phạm vi cơ sở trên thanh bộ lọc bên trái trước khi xem số liệu để tránh nhầm lẫn dữ liệu.
-
Chuẩn bị sẵn thông tin học viên, số tiền và thời hạn thu nếu cần thao tác tạo hóa đơn mới.
3. Điều hướng đến màn hình
Từ menu điều hướng chính ở cạnh trái màn hình, đi theo đường dẫn:
Quản lý học phí
4. Tổng quan giao diện
-
Các tab chức năng chính:
-
Khoản thu khóa học: Quản lý danh sách các khoản thu, học phí, số tiền phải thu, đã thu, còn nợ và trạng thái hóa đơn của học viên.
Giao dịch ngân hàng: Đối soát các giao dịch chuyển khoản ngân hàng tự động do SePay gửi về (hỗ trợ các tab Chờ xử lý, Đã khớp, Đã bỏ qua*).
- Thanh công cụ và bộ lọc: Ô tìm kiếm theo mã chứng từ, học sinh, lớp, ghi chú; bộ lọc trạng thái, khoảng thời gian, nút tích chọn Chỉ hiện quá hạn, Xuất Excel và nút Tạo hóa đơn.
Bảng danh sách chi tiết: Hiển thị thông tin kỳ học, học viên, lớp, số tiền phải thu, đã thu, còn nợ và trạng thái thanh toán (Đã tất toán, Chưa thu*,...).
5. Hướng dẫn thao tác chi tiết
Bước 1: Truy cập vào phân hệ Quản lý học phí
- Từ menu bên trái, nhấp chọn Quản lý học phí để mở giao diện quản lý tài chính.
Bước 2: Tra cứu và lọc thông tin công nợ
- Sử dụng thanh công cụ lọc phía trên bảng Khoản thu khóa học để tìm kiếm theo tên học sinh, lớp học hoặc tích chọn Chỉ hiện quá hạn để khoanh vùng các khoản cần đôn đốc thu hồi ngay.
Bước 3: Tạo hóa đơn mới (nếu cần)
- Nhấp vào nút Tạo hóa đơn (màu hồng ở góc trên bên phải).
Điền đầy đủ thông tin trong hộp thoại xuất hiện bao gồm: Học viên, Số tiền (VND), Hạn thu và Ghi chú*.
- Nhấp Tạo hóa đơn để hoàn tất.
Bước 4: Đối soát giao dịch ngân hàng
Chuyển sang tab Giao dịch ngân hàng để kiểm tra các giao dịch chuyển khoản tự động qua SePay (Chờ xử lý, Đã khớp, Đã bỏ qua*) và thực hiện gắn hóa đơn tương ứng.
6. Kết quả kỳ vọng
-
Nắm bắt chính xác trạng thái công nợ, học phí đã thu hoặc còn thiếu của từng học viên.
-
Các hóa đơn mới được tạo thành công và các giao dịch chuyển khoản ngân hàng được đối soát khớp đúng, đảm bảo minh bạch tài chính.
7. Xử lý sự cố thường gặp
-
Không tìm thấy dữ liệu học phí: Kiểm tra lại bộ lọc chi nhánh ở góc trên bên trái hoặc xóa bớt các điều kiện tìm kiếm/bộ lọc trên thanh công cụ.
-
Không thấy nút Tạo hóa đơn hoặc Xuất Excel: Tài khoản của bạn có thể chưa được phân quyền quản lý tài chính đầy đủ. Hãy liên hệ quản trị viên để được cấp quyền.
💡 Nếu gặp lỗi hệ thống, hãy thử tải lại trang (F5) hoặc chụp lại màn hình lỗi gửi cho bộ phận kỹ thuật để được hỗ trợ xử lý nhanh chóng.