Đối soát chuyển khoản tự động

4. Tổng quan giao diện

• Các trạng thái xử lý giao dịch:

• Bảng thông tin chi tiết giao dịch: Hiển thị rõ ràng các cột: Thời gian / ID, Tài khoản ngân hàng, Nội dung chuyển khoản, Số tiền, Kết quả đối soát và cột Hóa đơn (cho phép chọn hóa đơn để khớp lệnh).

• Thanh hành động thao tác: Nút Chọn hóa đơn, nút Gán và nút Bỏ qua nằm ngay cạnh mỗi dòng giao dịch.

5. Hướng dẫn thao tác chi tiết

Bước 1: Mở danh sách giao dịch chờ đối soát

• Bắt đầu trên màn hình Quản lý học phí, nhấp chọn tab Giao dịch ngân hàng.

• Mặc định hệ thống sẽ hiển thị ở tab Chờ xử lý. Rà soát danh sách các giao dịch chuyển khoản ngân hàng do SePay vừa gửi về.

Bước 2: Kiểm tra kết quả và chọn hóa đơn khớp lệnh

• Đọc kỹ nội dung chuyển khoản (Ví dụ: tên học viên, mã chứng từ) và số tiền của giao dịch. Chú ý các kết quả thông báo như Sai tài khoản nhận hoặc các giao dịch chưa được gán hóa đơn.

• Nhấp vào ô Chọn hóa đơn ở cột tương ứng với giao dịch đó. Một danh sách các hóa đơn chưa thanh toán / còn công nợ sẽ hiện ra để bạn lựa chọn đúng hóa đơn của học viên.

Bước 3: Xác nhận gán giao dịch

• Sau khi chọn chính xác hóa đơn tương ứng với nội dung chuyển khoản, nhấp vào nút Gán (màu hồng) để hệ thống tiến hành ghép nối giao dịch ngân hàng với hóa đơn học phí.

• Chờ thông báo xác nhận thành công từ hệ thống, giao dịch đó sẽ tự động chuyển sang trạng thái Đã khớp.

6. Kết quả kỳ vọng

• Giao dịch chuyển khoản ngân hàng được đối soát và gán chính xác vào hóa đơn học phí tương ứng của học viên.

• Trạng thái giao dịch chuyển từ Chờ xử lý sang Đã khớp và được giữ nguyên sau khi bạn làm mới (tải lại) trang.

• Bạn có thể chuyển sang tab Đã khớp bất cứ lúc nào để xem lại lịch sử các giao dịch ngân hàng đã được đối soát thành công.

7. Xử lý sự cố thường gặp

• Không thấy menu hoặc nút bấm: Tài khoản của bạn có thể chưa được phân quyền quản lý tài chính hoặc chưa được gán quyền đối soát ngân hàng.

• Không tìm thấy hóa đơn cần gán trong danh sách gợi ý: Có thể học viên chưa được tạo hóa đơn trên hệ thống, hoặc hóa đơn đó đã được thanh toán đủ từ trước. Hãy kiểm tra lại ở tab Khoản thu khóa học.

• Giao dịch báo lỗi "Sai tài khoản nhận" hoặc không khớp được nội dung: Học viên có thể đã chuyển khoản nhầm số tài khoản hoặc ghi sai cú pháp nội dung. Hãy kiểm tra lại biên lai chuyển tiền thực tế của học viên, chụp lại màn hình và liên hệ bộ phận kế toán hoặc kỹ thuật để được hỗ trợ xử lý thủ công.